Waarom je Spend Management met Zakelijke debitcards toepast

Je past Spend Management toe met Zakelijke debitcards omdat je de volledige controle over de bedrijfsuitgaven wil.
Door een heel goed werkend geautomatiseerd Real time financieel bedrijfssysteem heb je elke moment real time controle over al je bedrijfsfinanciën.

Wat is Spend Management?

Door spend management toe te passen neem je de mogelijkheid om via een zeer goed beveiligd debitcardsysteem voor je medewerkers, of voor een project, of voor een zeker doel virtuele debitcards aan te maken, waarna je vervolgens budgetten aan elke kaart die je uitgeeft toekent. Op deze wijze bewaak je de bedrijfsfinanciën enorm goed, en heb je real time inzicht. Elk moment kan je volgen wat er gebeurt..

Spend management houd je boekhouding bij

Spend management toepassen betekent dat er via het Spend managementsysteem, dat elke financiële transactie direct in het boekhoudprogramma wordt verwerkt, en dat het direct zichtbaar is. Met andere woorden: elke uitgave die er met een van de bedrijfsdebitcards is gedaan, komt enerzijds direct in Beeld in het centrale debitcardbeheersysteem, maar is ook direct in de boekhouding verwerkt.

Is Spend Management met debit cards echt nodig?

Jazeker, Spend management met debitcards is echt nodig. Je hebt zoveel financiële transacties die door het geheel onoverzichtelijk gaan worden. Zo heb je bepaalde directe kosten, dit betreft de producten van een kleine groep leveranciers waar je goed overzichtelijk je zaken mee doet, en dat is  vrij goed te overzien. Maar de indirecte kosten, dat zijn er enorm veel.
Al de financieele handelingen die daar mee gepaard gaan, die doe  je liever niet meer handmatig, maar het is veel slimmer om die in het Spend Managementsysteem op te nemen,, oftewel in het zakelijke Spend Management Debitcardsysteem.

Strategische kosten

Strategische kosten zijn de directe kosten van de onderneming. Het zijn de basiskosten die je maakt om je producten of je diensten die je aanbiedt aan te kunnen blijven bieden.. Deze kosten vormen de Core van je onderneming. Het zijn de kosten die je redelijk goed kan overzien omdat het over het algemeen een groep met vaste leveranciers is, waar je inkopen doet. De inkoopafdeling heeft dat goed in de hand, maar natuurlijk is het wel fijn dat deze kosten realtime in het boekhoudprogramma waarmee je werkt kunnen worden waargenomen. Let wel: dit is een geautomatiseerd proces.

De niet strategische kosten

De niet strategische kosten is een heel ander verhaal. De strategische (directe) kosten is meestal een fors bedrag van de totale kosten. De niet strategische kosten, dit zijn de indirecte kosten bestaande uit een behoorlijke hoeveelheid van kleinere financiële posten dan de directe kosten. Het is van groot belang dat dit goed wordt geadministreerd in het debitcardbeheersysteem, en dat het inderdaad real time wordt verwerkt en het direct post voor post naar het boekhoudprogramma waarmee jij als ondernemer werkt in wordt verwerkt. Uiteraard kan het ook in de financieel planningsmodule van Sap geconverteerd worden

Waar bestaan de indirecte kosten uit?

De indirecte kosten, die we ook kennen als de niet strategische kosten kunnen bestaan uit: Verkoopkosten, Marketingkosten, Reis- en verblijfkosten, advertenties en ontspanning.

General Expenses

General expenses zijn kosten voor: administratieve expenses,huur, faciliteren van onderhoud, ict, en kantoorinventaris.

Ancillary Operational Expenses

Catch all voor diverse overige kosten, welke de hoofdactiviteit van de onderneming betreffen. Dit kunnen kosten van de catering zijn of reparaties bijvoorbeeld.

Het bewaken van niet strategische kosten

Als de niet strategische kosten niet goed in beeld worden gebracht dan kan dat vervelende consequenties hebben voor het funtioneren van de onderneming. Vraag daarom het Spend Management systeem met het debitcardaccount aan.

Tail Spend

Tail Spend zijn de inkoopuitgaven die de producten van de  niet strategische leveranciers betreffen. Zeker ook voor tail spend heb je een enorm zeer goed werkend geautomatiseerd (financieel) bedrijfssysteem nodig, waarbij de gegevens direct in je boekhoudprogramma worden verwerkt, en jij als ondernemer of als verantwoordelijke functionaris  dat direct kan zien.
Tail spend betreft namelijk heel veel kleine financieele transacties die alles bij elkaar nog een forse kostenpost betreffen..
Gelukkig voorziet het debitcardspend systeem van Soldo daarin.

Long tail spend

De long tail is daar waar de tail spend inkopen het meest complex zijn. Hier ligt de allergrootste uitdaging van de kostenbeheersing. Dit komt omdat er bij de long tail spend gebrek is aan zichtbaarheid en controle. Wat komt omdat de kosten en de daarmee gemoeid gaande financieel transacties op heel veel plekken binnen het bedrijf ongestructureerd plaatsvonden, zonder dat er een goede sturing aan kon worden gegeven vanwege de vele handmatige processen, en de vele blokkades omdat er gewacht moest worden op diegene die er handmatig voor moest tekenen.
Dankzij het volledig geautomatiseerde Spend Management proces van Soldo is dit gelukkig verleden tijd.