Goede administratie voorkomt extra kosten

Als je aan het eind van de maand elke keer geld tekort komt, vraag je je misschien af waar dat aan zou kunnen liggen. Als je je financiële administratie op orde hebt, is dat makkelijk terug te vinden. Helaas is het vaak zo dat juist degenen die geld tekort komen, niet weten hoe dat komt. Administratie bijhouden klinkt niet aantrekkelijk, maar is erg belangrijk om ervoor te zorgen dat je inzichten krijgt in je eigen financiële situatie.

Betalingsachterstand

Misschien denk je dat mensen met een hoog inkomen niet gauw in de schulden komen. Dat is niet waar, want uit onderzoek van het Nibud komt naar voren dat niet de hoogte van je inkomen van belang is bij het ontstaan van schulden, maar hoe je omgaat met je geld. Als je niet op tijd je rekeningen betaalt, bouw je een onoverzichtelijke schuld op. Mensen met een hoger inkomen leven over het algemeen daarnaar, en hebben dus ook hogere rekeningen te betalen dan iemand met een laag inkomen.

Volgens de enquete van het Nibud heeft 34% van de mensen die achterlopen met hun betalingen zelf gezegd de rekeningen op tijd te kunnen betalen, maar  het domweg vergeten. Het is dan gewoon laksheid, welke laksheid enorme gevolgen kan hebben. Elk bedrijf waar te laat aan betaald wordt, mag incassokosten in rekening brengen die er niet om liegen. Het is dus belangrijk om te gaan werken aan een overzichtelijke administratie.

Veranderde inkomsten

Een reden waardoor je opeens niet meer uitkomt met je geld, kan een veranderde gezinssituatie zijn. Begrijpelijk is het, als iemand werkloos wordt dat de inkomsten teruglopen. Als iemand een kindje krijgt, zijn er andere (duurdere) boodschappen nodig en worden er misschien minder uren gewerkt.

De minder zichtbare veranderingen kunnen echter voor grotere problemen zorgen. Iemand die huursubsidie krijgt, heeft er misschien geen recht meer op als er een veranderd inkomen is.
De reden kan zijn dat die persoon een baan krijgt, gaat trouwen of een verzekering uit gaat keren. Als je er niet aan denkt om de verandering door te geven, of de instantie is traag met het verwerken van de gegevens, moet je soms jaren later het teveel uitgekeerde bedrag terugbetalen. Het kan om duizenden euro’s gaan die opeens betaald moeten worden. Niet iedereen heeft die zomaar liggen, en je zit met een jarenlange schuld (want het mag meestal wel in termijnen terugbetaald worden).
Houd er rekening mee, dat subsidies niet vanzelfsprekend zijn. Reserveer dat geld eventueel, als je niet zeker weet of je er recht op hebt. Reken af en toe zelf na, of je nog onder de grens zit voor subsidies.

Houd je administratie bij

Het is al vaker gezegd dat administratie belangrijk is, maar hoe houd je dat nou eigenlijk bij?

Ga op zoek naar een handig systeem voor jou om je administratie goed te ordenen, maak het jezelf daarbij niet te moeilijk. Het gaat daarbij om toegankelijkheid, dus dat je alles snel terug kan vinden. Aangezien iedereen anders in elkaar zit, is er niet een methode die bij alle mensen goed werkt. De een doet alles met pen en papier, terwijl een ander juist liever overal een computer bij nodig heeft. Het belangrijkste is, dat het systeem bij jou past.

Discipline is ontzettend belangrijk, leuk of niet, het zal moeten om je geldzaken goed op de rails te krijgen.
Als je een rekening krijgt, laat deze dan vooral niet rond slingeren. Zorg voor een vaste plaats waar je het niet kan vergeten, bijvoorbeeld een postbakje. In een ordner kan je alle betaalde rekeningen doen met de datum van betaling erop, dat is handig als je gaat twijfelen of je iets betaald hebt of niet. Alfabetische tabbladen zorgen ervoor dat je makkelijk iets terug kan vinden.
Doe op een vast moment je administratie, en stel dat niet uit. Een keer in de week tijd nemen om alle rekeningen te betalen en op te ruimen is voldoende om geen achterstand op te lopen.
Je kan digitaal verstuurde rekeningen  direct uitprinten en op dezelfde manier opbergen. Het is mogelijk om, direct nadat je een rekening hebt ontvangen, deze te agenderen in je electronic banking systeem. Kijk wel af en toe welke bedragen er binnenkort afgeschreven gaan worden, zodat je niet onverwachts te weinig geld op je rekening hebt staan. Controleer regelmatig of je saldo nog klopt.
Heb je geen electronic banking, pak dan een ouderwets overschrijvingsformulier en vul deze in.
Hoef je de rekening pas later te betalen, leg dan een goed systeem voor jezelf aan waarin je bijhoudt wanneer je het overschrijvingsformulier naar de bank brengt. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een alert op je mobieltje, of een aantekening in je agenda.

Gebruik een ordner

Het opbergen van je administratie in een ordner zorgt voor overzicht. Niets is vervelender dan zoeken naar rekeningen die betaald moeten worden, of afschriften die je niet kunt vinden. Maak tabbladen met benamingen zoals jij ze handig vindt. Je kan ook een alfabetisch register nemen, maar dan moet je goed onthouden onder welke letter je iets opbergt. Vooral als het om rekeningen gaat van kleine bedrijven, moet je bedenken dat de winkelnaam misschien vergeten raakt en het handiger kan zijn om de productnaam te archiveren.

Herinneringen en actiepunten

Je bankrekening moet je van tijd tot tijd nakijken. Het beste is om dat 1 keer per week te doen, omdat het dan niet zo veel werk is en je er makkelijker een gewoonte van kan maken. Kijk naar je automatische incasso’s of die correct zijn verwerkt en of er geen spookincasso’s plaats hebben gevonden.
Ik weet van mensen die ongemerkt bedragen automatisch af lieten boeken, wat ze niet wilden. Bijvoorbeeld een eenmalige donatie, die per ongeluk iedere maand afgeboekt werd.
Iemand anders vertelde over een “achterstallige rekening” die ze nog moest betalen. Ze dacht dat die al betaald was, maar omdat ze de rekening niet zo gauw kon vinden betaalde ze hem nog maar een keer. Als ze een ordner had bijgehouden, kon ze de rekening terugvinden en aantonen dat hij al betaald was.
Het gaat niet alleen om rekeningen die je moet bewaren, ook jaaroverzichten en andere financiële overzichten moet je goed bewaren en goed controleren.

Berg al je overzichten op een plek op waar je ze goed terug kan vinden, denk daarbij aan de ordner met tabbladen die je inmiddels al in gebruik hebt genomen. Let erop dat je alle stukken 5 jaar bewaart. Voor kleine zelfstandigen en bedrijven geldt zelfs een bewaarplicht van 7 jaar.

Er zijn altijd momenten dat je extra actie moet ondernemen, zoals bezwaarschriften schrijven als je het niet eens bent met met een aangifte van de belastingdienst, of als je een abonnement stop wil zetten. Krijg je een verkeersboete? Kijk of dat een terechte bekeuring is, en teken eventueel bezwaar aan. Als je dat niet doet, kost het je in ieder geval geld. Het scheelt trouwens meer geld als je bekeuringen voorkomt, door je aan de regels te houden.

Plan geen eindtijd in voor je administratie en ga op een plek zitten waar je ongestoord kan werken.

Kloppen je uitgaven met je inkomen?

Sommige gewoontes sluipen er in: bijvoorbeeld iets vaker uit eten gaan, iets duurdere boodschappen halen, een upgrade van een abonnement, vul maar in. Zolang de inkomsten ook hoger worden, is er niks aan de hand. Maar kijk af en toe eens naar de maandkosten die je hebt, en naar de inkomsten. Er veranderen regelmatig situaties en kosten, dus is het wel belangrijk om de gevolgen daarvan te zien.

Het is ook verstandig om af en toe tijd in te plannen voor bijvoorbeeld  “onzichtbare kosten” zoals:

Kijk eens kritisch naar je verzekeringen, zonder jezelf tekort te doen. Zijn je verzekeringen nog in orde, ben je misschien ergens voor oververzekerd of dubbel verzekerd?
Loopt je rentevaste periode van je hypotheek af, en kan het veel goedkoper afgesloten worden? Kijk wel naar de eventuele bijkomende kosten, maar soms kan een hypotheek oversluiten geld besparen nu de hypotheekrente zo laag is.
Maak je nog wel gebruik van dat sport-abonnement of dat abonnement op een tijdschrift of krant?
Ben je nog wel tevreden over je ziektekostenverzekeraar of je energieleverancier, of kan het goedkoper? Let wel op de opzegtermijn van sommige bedrijven.
Als je persoonlijke situatie verandert zoals gezinsuitbreiding, verandering van werk of de aankoop van een eigen woning is het absoluut noodzakelijk om je financiën en verzekeringen goed door te nemen.

Altijd je bestedingspatroon overzichtelijk houden

Misschien heb nog geen idee hoe je bestedingspatroon eruit ziet. Hoe kan ik dat nou weten vraag je je misschien af. Nou begin dan eens met elke maand je bankafschriften uit te printen en te bekijken hoe hoog de uitgaven en inkomsten zijn.
Pak er gewoon een vel papier bij en schrijf het eens uit, want dan is het overzichtelijker: op een bankafschrift staan inkomsten en uitgaven door elkaar. Doe dat meerdere maanden achter elkaar. Ook kan je, als je handig met de computer bent, het in Excel doen. Print het daarna wel uit. Er is bewezen dat als je het vanaf papier leest je de informatie meer in je opneemt dan vanaf een computerscherm.

Wat voor uitgaven kom je tegen op je bankafschrift? Je maandelijkse lasten zoals huur/hypotheek, energie, ziektekosten. Kijk eens naar kosten die je één maal per jaar betaalt zoals abonnementen, misschien is het overzichtelijker voor je om maandelijks te betalen.
Maar ook je variabele kosten, zoals je boodschappen of andere dingen die je gepind hebt. Het is zaak om daar ook goed overzicht in te krijgen. Daar moet je wel wat meer moeite voor doen, want je vergeet gauw waarvoor je geld gepind hebt of met pin betaald hebt. Weet je van de afgelopen maand nog wat je waarvoor exact hebt gepind? Nou, ik verwacht het niet eigenlijk.
Veel werk te doen om dat goed in kaart te brengen, maar het is absoluut te moeite waard om een goed overzicht in je geldzaken te krijgen en je zal zien dat het ook nog leuk is om te doen. Ook moet je kijken naar kosten die je een maal per jaar betaalt zoals abonnementen.

Wat voor inkomsten staan op je bankafschrift? Je salaris, uitkering, AOW, pensioen, subsidies en eventuele prijzen die je gewonnen hebt.
Als het goed is, komt er meer geld binnen, dan er uitgegeven wordt. Staat het goed in balans, of eindig je aan het eind van de maand steeds in het rood? Bedenk dat het moeilijk is om een achterstand in te lopen als je niks verandert aan je gedrag. Als je aan het eind van de maand wel wat geld overhoudt, is het goed om dat te reserveren voor onverwachte tegenvallers. Er kan altijd iets stuk gaan, dat vervangen of gerepareerd moet worden.

Houd het overzicht bij, en ga vooruit

Als je zo’n 3 maanden je financiën hebt bijgehouden, heb je een goed overzicht in je geldzaken en weet je hoeveel geld je per maand over hebt gehouden of tekort kwam, en je weet ook waar je eventueel op kunt gaan besparen.

Nu kan je aan het eind van de maand op je bankafrekening zien wat je positieve(re) saldo is, maar boven alles weet je hoeveel geld je echt over hebt nadat je al je vaste – en je variabele lasten eraf hebt gehaald (denk ook aan jaarlijkse afschrijvingen).
Als je wat duurzamere producten gaat kopen, bijvoorbeeld goeie schoenen die iets duurder zijn maar langer meegaan, spaar je op langere termijn weer wat geld uit. Op het moment dat je wat meer geld te besteden hebt, kan je bij aanbiedingen in de supermarkt wat voorraad gaan aanschaffen, waardoor je op termijn goedkoper uit bent.
Nu is de tijd aangebroken om over reserveringen na te denken. Hoeveel geld heb je over? Welk bedrag kun je reserveren per maand, bijvoorbeeld voor een vakantie of een leuke auto?
In elk geval kun je de aanschaf van een handig betaalmiddel overwegen, waar je op een eenvoudige manier bewust bepaalde aankopen kan doen.
Klik op onderstaande banner voor meer informatie.

ViabuyBannerPersoonlijk

 

Reactie plaatsen